Вопросы и ответы

Общие вопросы

Непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, единого портала государственных и муниципальных услуг, либо единый портал государственных услуг для жителей Хабаровского края, по информационно-телекоммуникационным сетям.

(п. 46.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)


Запросы социально-правового характера; тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий; запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

(пункт 46.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396; Часть 3 статьи 26 Федерального за-кона №125-ФЗ)

Заявителями могут быть: российские, иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

(пункт 2.2. Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера. – Москва: ВНИИДАД, 2020)

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе: наименования юридического лица - для юридических лиц; фамилии, имени и отчества (при наличии) - для физических лиц; почтового и (или) электронного адреса пользователя; указания темы (вопроса).

(пункт 46.4. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Запрос должен содержать следующую информацию о заявителе:
1. фамилия, имя и отчество;
2. число, месяц и год рождения;
3. почтовый и/или электронный адреса;
4. телефон контакта;
5. содержание запроса (тему, вопрос, событие, факт, сведения) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

К запросу социально-правового характера рекомендуется приложить копии паспорта и трудовой книжки.

Выдача документов гражданину на руки (его доверенному лицу) осуществляется с указанием даты выдачи под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа (доверенному лицу – при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке).

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

(Статья 22.1. Федерального закона №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации")

Запросы социально-правового характера; тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий; запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

(п. 46.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц. Тематические запросы исполняются на основании договоров возмездного оказания услуг.

(Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункты 4.1.2, 4.1.10, 4.1.14, 4.1.15 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива № 143)

Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также по согласованию с пользователем ответ на тематический запрос архив может предоставить также в виде: систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров; тематического обзора архивных документов; родословного древа, генеалогической росписи или таблицы.

(пункты 46.8, 46.14. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

(пункт 46.12. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

В течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Если по объективным причинам этот срок продлевается, вас обязаны об этом уведомить.

(Часть 3 статьи 26 Федерального закона №125-ФЗ; пункт 46.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, - в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.

(пункт 46.12. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Документы хранят вышестоящие организации или организации-правопреемники, либо архивные учреждения по месту нахождения ликвидируемых организаций.

(Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации")

Регистрация в электронном читальном зале возможна через портал Государственные услуги Российской Федерации. Когда пользователь зарегистрируется на портале госуслуг, то заходит на портал Услуги27 и подает заявление на услугу "Обеспечение доступа к архивным документам (электронный читальный зал)".

Да. Предоставление государственной услуги в электронном читальном зале архива осуществляется бесплатно.

С архивными документами, на которые создан электронный фонд пользования (электронные образы документов), а также справочно-поисковыми системами и тематическими базами данных.

Работать в ЭЧЗ архива можно при поступлении заявления на предоставление доступа к архивным документам (электронным копиям и справочно-поисковым системам к ним через Портал Государственные услуги Российской Федерации.

Фамилия, имя, отчество, название учреждения, от имени которого он действует (при наличии), фактический адрес, адрес регистрации, контактный телефон, информация о цели и теме исследования, географических и хронологических рамках.

Пропуск для работы в читальном зале, действует в течение календарного года со дня выдачи.

(пункт 2.3. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143. Зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765)

До 10 архивных дел в электронном виде. 

(пункт 4.1.7. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143. Зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765)

Сам гражданин о себе, либо другие лица по доверенности.

(Федерального закона №125-ФЗ; Пункт 3 статьи 75 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Оформляется информационное письмо на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию.

(пункт 46.13. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Копирование архивных документов осуществляется: по заказу пользователей техническими средствами архива; самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством.

(Приказ Росархива № 143; пункт 47.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организации, утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. №24. Зарегистрированных в Минюсте РФ 20 мая 2020 г. Регистрационный №58396)

Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней.

(Пункт 4.1.8. Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива № 143)

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее 5 лет. Срок хранения копии архивной справки на электронном носителе такой же – не менее 5 лет.

(пункт 2.6.5. Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера. – Москва: ВНИИДАД, 2020)

При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

(пункт 2.6.5. Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера. – Москва: ВНИИДАД, 2020)

Способ отправки подготовленных архивом документов по запросу выбирается согласно просьбе заявителя: на руки, факсом, почтой России, электронной почтой.

Обслуживание пользователей с ограниченными возможностями осуществляется в полном объеме в здании архива по ул. Запарина, 75. Доступ и консультации можно получить также по информационно-телекоммуникационным сетям.

Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Информация является конфиденциальной и получить архивные справки имеют право родственники и другие лица только при наличии нотариально заверенной доверенности (от имени заявителя).

Поступившие из-за рубежа запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

(пункт 36 Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утв. приказом Минкультуры России от 31.05.2012 №566 (зарегистрирован Минюстом России 10.09.2012, регистрационный №25419)

Для осуществления самостоятельного поиска и работы с документами на безвозмездной можно воспользоваться услугами читальных залов архива; либо посредством электронного ресурса ЕАИС ХК (электронный читальный зал); либо через официальный web-сайт архива "Биобиблиографический справочник "Российские эмигранты в Маньчжурии".

Единая архивная информационная система Хабаровского края, в которую входят все муниципальные архивные учреждения и госархив Хабаровского края.

В архиве имеются сведения по административно-территориальному делению Хабаровского края.

Информацию можно получить при личном обращении в архив, посредством телефонной, почтовой и электронной связи, в региональной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края" – Услуги27, на официальных сайтах Комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и Государственного архива Хабаровского края, на информационных стендах комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и госархива.

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

(пункт 2.2. части 2 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива № 143)