Роль номенклатуры дел в организации работы с документами

Роль номенклатуры дел в организации работы с документами

В целях оказания практической помощи специалистам, ответственным за делопроизводство и архив организаций и учреждений-источников комплектования госархива края, при разработке индивидуальных номенклатур дел 24 января 2022 г. ведущий методист сектора научно-методической и образовательной работы провела семинар-практикум в формате видеоконференцсвязи на тему "Роль номенклатуры дел в организации работы с документами в учреждениях и порядок её составления".

В ходе семинара слушатели были ознакомлены с действующими в настоящее время нормативными и методическими документами, содержащими требования и рекомендации по составлению номенклатуры дел. Кроме Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, и Методических рекомендаций Росархива по применению этих Правил, в 2018 – 2020 годах появились новые нормативные документы, которые следует использовать в своей работе делопроизводителям и документоведам организаций. Это Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199; Примерная инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44). С февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236. Сроки хранения многих документов, указанные в нём, изменились по сравнению со сроками хранения в прежнем перечне документов 2010 года.

Помимо ознакомления с новыми нормативными документами, ведущим методистом архива была подчёркнута роль номенклатуры дел в формировании документального фонда организации с учётом её функций, были разобраны наиболее часто встречающиеся ошибки при формулировке заголовков дел, подчёркнута прямая связь между формулировкой заголовка дела и определением срока его хранения; на примерах объяснена суть экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел; даны рекомендации по использованию перечней документов и других нормативных документов со сроками хранения.

В связи с использованием во многих организациях систем электронного документооборота (СЭД), на семинаре были освещены особенности составления номенклатуры дел в условиях смешанного документооборота, приведены примеры оформления номенклатуры дел организации с включением в неё электронных документов, составления итоговой записи с учётом электронных документов.

На все вопросы, поступавшие от слушателей, были даны исчерпывающие ответы, рекомендовано использование Памятки по составлению и оформлению номенклатуры дел организации, разработанной в 2019 году работниками сектора научно-методической и образовательной работы госархива края, согласованной протоколом ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края от 25.01.2019 № 1.





Новости